Google Apps: Espai d'emmagatzematge

Quina quota d'emmagatzematge tinc?

Segons el perfil que tens dins la comunitat universitària de la UPF tens definida una quota d'emmagatzematge:

  • PDI: 100 GB
  • Estudiants: 20 GB
  • PTGAS: 100 GB
  • Comptes de grup: 50 GB

A més, cada unitat compartida té una quota de 10 GB.

Com puc saber i reduir l'espai que ocupo?

L'espai d'emmagatzematge d'un compte a Google és la suma de l'espai de Drive + Gmail + Fotos. Pots consultar el teu espai d'emmagatzematge actual de 2 maneres:

  • Emmagatzematge (t'has d'haver validat amb el teu Google UPF)
  • Des del Drive amb l'opció Emmagatzematge:

Com puc alliberar espai?

 

Drive

Una manera eficaç de fer espai és consultar els fitxers del Drive ordenats en funció de la seva mida i eliminar fitxers grans que ja no necessitis.
 

Gmail

  • Elimina els fitxers grans que tens adjunts a missatges de correu electrònic:

  1. Fes la cerca dels missatges amb fitxers adjunts de més de 10 Mb, per exemple: has:attachment larger:10Mb

     
  2. Selecciona els missatges que ja no necessitis i envia'ls a la paperera. 
     
  • Neteja definitivament el correu brossa o spam:

  1. Al menú esquerre, fes clic a la carpeta Correu Brossa o Spam (si no la veus, fes clic a Més per desplegar més etiquetes).
  2. A la part superior, fes clic a Suprimeix tots els correus brossa ara. També pots seleccionar missatges específics.
  • Pots eliminar qualsevol dels missatges que ja no et calen fent servir la cerca i totes les seves opcions:


 

Fotos i vídeos

Consulta l'espai Google Fotos i revisa els elements que es poden eliminar.

 

Paperera 

La paperera de Google Workspace és una carpeta on es dipositen els fitxers i correus eliminats durant un període de temps i, si cal, es poden recuperar. Mentre són a la paperera, aquests elements encara ocupen espai d'emmagatzematge. Per això és important eliminar de forma permanent els elements que ja no calguin i buidar regularment la paperera per alliberar espai d'emmagatzematge. Per fer-ho:

  1. Ves a la paperera a través de Gmail o Google Drive.
  2. Selecciona els elements a eliminar.
  3. Fes clic a Suprimeix definitivament o bé a Buidar paperera si els vols eliminar tots.

I si hi ha informació que necessito conservar?

Abans de fer totes aquestes operacions, pots migrar els continguts del teu compte Google UPF a un altre compte Google UPF o personal:


Recorda que:
  • els arxius i correus han d’estar vinculats a la teva activitat dins la institució, si tens arxius o contingut personal cal que els transfereixis als teus comptes personals
  • la finalitat del servei de Drive és l'emmagatzematge de documents de treball, no és un espai per arxivar fitxers
  • cal utilitzar Drive exclusivament per a la gestió col·laborativa i la compartició de dades ofimàtiques (textos, fulls de càlcul, presentacions, formularis, PDF, etc.). Els altres tipus de contingut: vídeos, col·leccions de dades de recerca, còpies de seguretat, dades a preservar, s’han de conservar en altres tipus d’emmagatzematge o de plataforma

Què passa si excedeixo la quota d'emmagatzematge que tinc assignada?

Quan superis el 100% de la quota el que passarà serà:

  • Gmail: podràs continuar rebent i enviant missatges durant un temps
  • Drive:
    • no podràs pujar fitxers nous ni crear fitxers a Documents, Fulls de càlcul, Presentacions ni Formularis de Google
    • ni tu ni ningú no podrà editar ni copiar els fitxers afectats fins que redueixis l'espai d'emmagatzematge
    • la sincronització de fitxers de la carpeta de Google Drive amb el teu ordinador deixarà de sincronitzar-se amb "La meva unitat"
  • Fotos: no podràs afegir fotos i vídeos ni fer còpies de seguretat
  • Meet: no podràs enregistrar noves reunions
Quan la capacitat del compte estigui entre un 80% i 100% de la capacitat, apareixeran notificacions dins de l'aplicació tant a Drive com a Fotos, així com a Google Drive per a ordinadors, per advertir de la situació.
 Si per necessitats de la teva feina et cal més espai d’emmagatzematge, contacta amb nosaltres via CAU.

Recomanacions per compartir informació

  • Si és informació que és d’interès per a la institució o per a una agrupació, departament, servei, unitat, grup de recerca, etc. fes servir les Unitats Compartides per guardar aquesta informació. La propietat quedarà del grup i no d’una persona en particular, amb la qual cosa no hi haurà problemes amb els canvis de lloc del personal.
  • Si és informació a compartir temporalment que no s’haurà de mantenir si el creador/editor marxa del grup o de la UPF: fes servir la funció compartir de l’arxiu o carpeta dins de La meva unitat de Google Drive.