Google Apps: Google Forms

Google Forms permet crear formularis personalitzats per recopilar informació de manera ràpida i senzilla. Pots utilitzar-la per crear enquestes, qüestionaris, registres d'esdeveniments, formularis de contacte i molt més. És una eina molt útil per recopilar dades de manera eficient i organitzar la informació de forma automàtica en fulls de càlcul de Google.

Des del teu compte de Google UPF accedeix a Drive i fes clic a + Nou > Formularis de Google.

Pots adaptar el formulari al tipus d'enquesta més habitual UPF des de la pestanya Configuració desplegables Respostes i Presentació:

• Anònima: a l'opció Recull les adreces electròniques tria No recullis.
• Restringida a usuaris del domini UPF: marca l'opció Restringeix el formulari als usuaris del domini UNIVERSITAT POMPEU FABRA i de les seves organitzacions de confiança per tal que només les persones de la UPF hi puguin accedir a través del seu compte de Google UPF (si et cal compartir un formulari amb persones alienes a la UPF, has de desactivar aquesta opció).
• Respondre un sol cop per persona: marca l'opció Limita a 1 resposta per tal que cada persona només pugui omplir el formulari una sola vegada.
• No editar resposta un cop enviada: desmarca l'opció Permet editar les respostes perquè els enquestats no puguin editar les seves respostes un cop enviades.
• No mostrar el resum de resultats desmarca l'opció Mostra el resum de resultats. per evitar que qui ompli el formulari rebi un enllaç als resultats.
• Si el formulari és llarg i l'organitzes en seccions, pots activar Mostra la barra de progrés per tal que l'usuari sàpiga quant li falta per acabar de respondre totes les preguntes.
• Amb l'opció Missatge de confirmació pots adaptar el missatge que es veu un cop s'ha completat el formulari.

• Et recomanem que desactivis el desament automàtic per a tots els enquestats en els formularis:

  • que es facin servir per introduir dades de forma repetida
  • inserits en llocs web
  • que es facin servir per registrar-se en dispositius compartits
• Qualsevol opció que activis a Valors predeterminats s'aplicarà en aquest formulari i als formularis nous que elaboris.

Si cal, pots afegir altres editors en el formulari des del menú superior dret, botó 3 punts > Afegeix col·laboradors > Convidar persones, Tingues en compte que els editors podran consultar i suprimir les respostes del formulari.

La personalització del formulari et permet incorporar-hi una capçalera, establir els colors, canviar la tipografia de la lletra, etc. 

Edita el formulari i des del menú de la dreta podràs afegir preguntes, importar-les des d'un altre formulari, crear seccions amb títols i descripcions, incorporar imatges i vídeos.

• Crear diversos tipus de preguntes (de resposta curta o llarga, de selecció múltiple, de caselles de selecció, de llista desplegable, etc. ), organitzar-les en seccions, mostrar determinades preguntes en funció del que hagin respost els usuaris, etc.
• Decidir on es guarden les respostes dels formularis: tria si vols veure les respostes en un full de càlcul de Google vinculat o només al formulari. Si tries la primera opció, podràs treballar amb les respostes al full de càlcul i no es modificaran les respostes del formulari.
• Veure i gestionar les respostes en forma de resum, per preguntes concretes o per formulari contestat.
• Activar les notificacions a respostes per rebre un correu electrònic cada vegada que hi hagi una resposta nova.
• Difondre el formulari via correu-e, a través d'un enllaç, compartir-lo a les xarxes o inserir-lo a una web.

I un cop personalitzat, en pots fer una còpia i guardar-la com a plantilla per reutilitzar-la més endavant.

Tens quatre opcions per enviar un formulari des del botó Envia de la part superior dreta:

• Enviar un formulari per correu electrònic  
• Obtenir un enllaç a un formulari  
• Inserir un formulari en un lloc web o en un bloc  
• Compartir un formulari a les xarxes socials  

Per tal que les dades quedin ben recopilades i et sigui fàcil recuperar-les cal establir amb antelació la gestió del formulari i organitzar la informació que se'n deriva:

• Crea cada formulari dins d’una carpeta o unitat compartida de Google Drive. D’aquesta manera, el formulari, els arxius de respostes i els arxius adjunts estaran a un mateix lloc i serà fàcil de compartir amb l'equip de treball.
• Planifica com tractaràs les dades obtingudes, quin programari o aplicació faràs servir (Excel, SPSS, R, Minitab, etc.).
• Estableix quan tancaràs el formulari, és a dir, la data a partir de la qual ja no acceptaràs més respostes. 

On es recullen les respostes

Pots escollir si vols veure les respostes en un full de càlcul de Google vinculat o només al mateix formulari. Ves a Respostes i tria Enllaça a Fulls de càlcul. Pots optar per crear un full de càlcul nou o bé per triar-ne un que ja tinguis.

• Tingues en compte que si has compartit un formulari amb una altra persona, és possible que també tinguis accés al full de càlcul vinculat del formulari. Si vols treure un col·laborador, hauràs de treure'l del formulari i del full de càlcul per separat.
• Pots treballar amb les respostes al full de càlcul i no es modificaran les respostes del formulari. Si cal, pots desvincular un full de càlcul d’un formulari.
• Si el formulari ha rebut respostes, millor que no modifiquis cap pregunta; sí que pots afegir o treure preguntes.

Veure i gestionar les respostes dels formularis

Des de l’apartat Respostes pots: 

• Visualitza totes les respostes del formulari.
• Pots seleccionar la resposta del formulari que vulguis consultar.
• Pots veure les respostes per persona o bé per lliurament en cas que hagis configurat per tal que cada persona enviï el formulari més d'una vegada.
• Veure totes les respostes d’un full de càlcul.
• Activar o desactivar les notificacions de respostes (per exemple, rebre una notificació per correu electrònic si hi ha respostes noves).
• Aturar la recopilació de respostes, és a dir, tancar el formulari.