Protecció de dades
El servei de Google Apps es proveeix mitjançant un contracte entre Google Ireland Limited i la UPF en el que s'estableixen unes normes de protecció de dades. Segons aquest contracte la Universitat és titular i responsable del fitxer de dades personals i encarrega a Google exclusivament la provisió del servei de correu electrònic, a més de Google Calendar, Google Drive & Docs i Google Talk.
Google només pot tractar les dades de caràcter personal per proveir el servei de "Google Apps for Education" (actualment anomenat "G Suite for Education"). Qualsevol altre servei queda fora del contracte signat amb la Universitat. Per tant, les dades tractades mitjançant el domini upf.edu no poden ser utilitzades per Google a cap altre servei.
La Universitat només facilita a Google les dades corresponents al nom, cognom, adreça de correu electrònic corporatiu i la contrasenya provisional que l'usuari haurà de canviar. Podeu consultar les dades tractades per l'ús dels serveis dins l'apartat: Nom del compte (nom.cognom@upf.edu a la part superior dreta de la pantalla) > Configuració de correu > Productes > Taulell d'administració.
Es recomana utilitzar el compte amb domini "upf.edu" exclusivament per a finalitats relacionades amb la UPF. Si accedeixes al teu compte des d'un dispositiu mòbil en el que tens configurats diferents comptes, assegurat que guardes els teus contactes al compte amb el domini desitjat.
Mesures de seguretat
A través del contracte signat amb la UPF, Google es compromet a implementar les mesures de seguretat necessàries per garantir la seguretat de les dades de caràcter personal i evitar-ne l'alteració, pèrdua, tractament o accés no autoritzat.
Ara bé, en el cas que necessitis enviar missatges que requereixin d'encriptació prèvia (com ara enviament de patents o de dades de caràcter personal especialment sensibles) posa't en contacte amb la Unitat d'Informàtica del vostre campus.
Pots controlar els accessos al teu compte fent clic a Darrera activitat del compte - Detalls que es troba a la part inferior de la pantalla, un cop a dins del teu compte de correu (s'hi indica el dispositiu d'accés, IP des d'on s'hi ha accedit, país, data i hora de connexió).
Google compleix amb els requisits d'emmagatzematge de les dades acordats entre els Estats Units i la Unió Europea (està certificada al sistema de Privacy Shield aprovat per la Comissió Europea).
Ningú no revisa ni llegeix el contingut dels correus electrònics. De manera exclusivament automatitzada amb l'única finalitat d'aplicar els filtres antivirus i antispam, així com la de facilitar l'ús del cercador del propi sistema de correu electrònic, els missatges passen per un procés d'exploració i indexació, tal com fan els sistemes de correu més habituals.
Pots obtenir informació sobre Google Apps for Education (G Suite for Education).
Recorda que en qualsevol moment pots exercir els teus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició (ARCO)
Informació sobre cadascun dels serveis
Nom del compte
Pots modificar el vostre nom fent clic a Configuració del correu> Comptes> Enviar correu com a.
Imatge personal
Es pot afegir una imatge pròpia per tal que els receptors dels nostres correus i els participants dels xats que siguin usuaris de Gmail, puguin visualitzar-la. Pots gestionar-ho des de Configuració del correu >General > La meva imatge.
Contactes
Els contactes es desen de forma privada a la llista de contactes i no es comparteixen. Ara bé, si s'afegeix un nom identificatiu a un contacte, quan enviïs un missatge a diferents persones tots els destinataris podran visualitzar aquest nom.
Google Meet
L'aplicació permet de forma predeterminada que les persones amb qui s'intercanviïn correus també puguin utilitzar el xat. Es pot modificar aquesta opció de manera que aquells que vulguin iniciar un xat hagin de sol·licitar prèviament autorització al titular del compte. Per fer-ho, cal anar a Configuració del correu>Xat>Addició automàtica de contactes suggerits i seleccionar Permet que només les persones que he aprovat explícitament xategin amb mi i vegin que soc en línia.
Aquesta aplicació inclou també un historial on es guarden automàticament els xats que has mantingut. Pots deshabilitar aquesta opció, des de Configuració del correu > pestanya "Xat" > El meu historial del xat i seleccionar Desa historial del xat o No desis mai l'historial del xat.
Nota, però, que aquesta configuració és personal (és a dir, el contingut del xat podrà ser registrat per l'altre usuari si ho té configurat d'aquesta manera).
Es pot triar l'opció d'habilitar o deshabilitar la gravació del xat per a usuaris determinats. Per fer-ho cal obrir la finestra de xat de l'usuari, i dins l'apartat Accions, habilitar o deshabilitar la gravació. Els altres usuaris rebran, però, una notificació
Google Drive & Docs
Quan es crea un document mitjançant aquest servei, es pot decidir si es vol mantenir-lo privat o bé compartir-lo amb tots, alguns usuaris del domini upf.edu o d'altres usuaris externs.
A més, es pot compartir l'edició del document. Per defecte, tots els editors autoritzats podran donar permisos a altres persones, però es pot modificar aquesta opció perquè només el creador inicial del document pugui concedir aquests permisos.
Pots fer-ho a partir de la icona Compartir que apareix en qualsevol document que hagis creat.
Es poden crear col·leccions de documents que també poden ser configurades per ser compartides amb altres usuaris. Podeu fer-ho fent clic a Crear > Col·lecció.
Calendari
Per defecte, els altres usuaris del domini upf.edu poden visualitzar només la teva disponibilitat (hores que teniu lliures o ocupades), però no els detalls de cada cita. Es pot autoritzar usuaris concrets de la UPF a tenir accés a la informació de detall. Pots fer-ho des de Els meus calendaris> Nom del calendari que es vol compartir > Compartir amb determinades persones.
