Google Apps: Google Calendar


En aquesta guia trobaràs les particularitats de Google Calendar a la UPF. Si et calen més detalls sobre el seu funcionament, et recomanem l'ajuda de Google, que és molt completa i està ben actualitzada.

Gestió del calendari

Crear esdeveniments

  • afegir-hi la ubicació, convidar altres persones, crear una reunió de Google Meet associada
  • establir recordatoris tant per correu electrònic com notificacions automàtiques a dispositius mòbils o alertes emergents al teu navegador i també els pots personalitzar per a cada esdeveniment concret
  • personalitzar els esdeveniments utilitzant diferents colors o etiquetes per diferenciar entre tipus d'activitats i organitzar-los de manera més específica
  • amb la funció de programació pots trobar horaris disponibles per a reunions sense haver de consultar els teus altres compromisos manualment

Compartir el calendari

  • compartir-lo amb altres persones o grups perquè puguin gestionar-lo, puguin veure o bé tota la informació dels teus esdeveniments o bé només la teva disponibilitat
  • crear un calendari públic al qual mitjançant un enllaç altres usuaris es podran subscriure
  • crear diversos calendaris i mostrar-los tots en la mateixa vista

Triar la visualització

  • diverses opcions per veure els esdeveniments: diàries, setmanals, mensuals i anuals.

També pots programar cites i que els usuaris les reservin.

Programació de cites

Pots configurar un espai de cites al calendari de Google perquè altres persones puguin reservar una cita amb tu, ja que comparteixes la teva disponibilitat amb el que s’anomena pàgina de reserves. Consisteix, doncs, a oferir un bloc de temps dins del teu calendari on altres usuaris poden reservar-ne l’estona que hagis marcat com a disponible.
Per exemple, el professorat pot convidar els alumnes a reservar una estona de temps dins de l'horari setmanal de tutories, oferint franges de 30 minuts del temps de què disposa perquè els alumnes les reservin. Aquesta funcionalitat també es pot fer servir amb adreces de correu compartides. Per exemple, una UGA o qualsevol altre servei pot fer servir aquesta utilitat per oferir cita prèvia.

La programació de cites se sincronitza amb el calendari des del qual s'han programat i respecta els espais que ja estan ocupats no mostrant-los.

Donar cites implica tractament de dades i cal respectar la legislació vigent en matèria de protecció de dades personals. Consulta la Política de protecció de dades personals de la UPF.

Crear una programació de cites


Pas 1: Activa la programació de cites

  1. Obre Google Calendar
  2. Ves a la rodeta del menú de configuració i tria Configuració  > General > Programacions de cites.
  3. Per a activar Programacions de cites, marca la casella Crea programacions de cites en lloc d’espais per a cites.

Pas 2: Configura la programació de cites

  1. A l'ordinador, obre Google Calendar
  2. A la part superior esquerra, fes clic al botó Crea.
  3. Fes clic a Programació de cites.

     
  4. Introdueix un títol.
    • El títol és visible per a tothom que tingui l'enllaç a la pàgina de reserva.
    • El títol es mostra al calendari per a les programacions i les reserves.
  5. Per definir la durada d'una cita, fes clic a la icona de la fletxa cap avall . Les cites han de tenir una durada mínima de 15 minuts.

  6. Defineix la data, l'hora i la zona horària de les cites.
    Pots configurar una cita única o una programació recurrent.
    Consell: per afegir diversos espais de temps en un sol dia, fes clic a Afegeix una altra franja a aquest dia 

  7. Pots fer servir aquestes opcions:
    • Definir l'antelació amb què es poden reservar les cites: al costat de Període de programació, fes clic a la icona de la fletxa cap avall .

    • Indicar les hores diferents de la teva disponibilitat general per a dates concretes.
    • Seleccionar el marge de temps entre cites i el nombre màxim de reserves que acceptes per dia.
    • Subscriure't a altres calendaris, per comprovar-ne la disponibilitat: marca les caselles que hi ha al costat dels calendaris.
    • Seleccionar un color per a la programació de cites.
  8. Fes clic a Següent.

Pas 3: Configura la pàgina de reserva

  1. Ubicació i conferència: selecciona una de les opcions d'ubicació per a la cita:
    • Videoconferència de Google Meet
    • Reunió presencial
    • Trucada
    • Cap / S'especificarà més tard

       
  2. Descripció: pots explicar la finalitat del servei de cita. Aquesta descripció es mostra a la teva pàgina de reserva i als missatges de confirmació que s'envien per correu electrònic. També hi pots posar informació sobre la política protecció de dades personals.

     
  3. Formulari de reserva: el pots personalitzar afegint camps que els assistents han d'emplenar. Els assistents han de proporcionar el seu nom i cognoms i la seva adreça electrònica.


    Per afegir més camps:
    1. Fes clic a Afegeix un element.
    2. Fes clic a Número de telèfon o Element personalitzat.
    3. Selecciona si aquests camps són Obligatoris o Opcionals.
    4. Per evitar bots, fes clic a Requereix la verificació d'adreça electrònica.
  4. Confirmacions i recordatoris de les reserves: configura si s'informa per invitació de calendari i si hi ha recordatoris per correu electrònic. Pots enviar fins a 5 recordatoris.

  5. Fes clic a Desa.

Consells:

  • A la visualització Setmana o Dia, pots crear o afegir la disponibilitat a una programació de cites existent fent clic en qualsevol hora del calendari. A la finestra que s'obre, fes clic a la pestanya Programació de cites.
  • Les cites noves es mostren al calendari principal.
 Donar cites implica tractament de dades i cal respectar la legislació vigent en matèria de protecció de dades personals. Consulta la Política de protecció de dades personals de la UPF.