Eventum: Gestionar les inscripcions

Inscripcions

Assistents > Inscripcions > Tipus de registre

Permet establir el sistema d'inscripció. 

1. Selecciona el tipus d'inscripció per a l'esdeveniment i omple els camps que demana l'aplicació:

Eventum: inscripcions

  • sense registre: no cal inscriure's per assistir a l'esdeveniment
  • registre en una altra web: cal entrar la URL de la web o formulari de Google amb el qual es fa la inscripció
  • gratuït: l'esdeveniment és gratuït però cal inscriure-s'hi
  • pagament: l'edeveniment és de pagament i cal inscriure-s'hi
     recomanem no marcar la casella Amb validació

Si l'esdeveniment és de pagament, i ho vas indicar en fer la petició, ja trobaràs la unitat administrativa corresponent configurada. Això vol dir que des de la gestió econòmica de la direcció de campus ja se li ha assignat un receptor i un mètode de pagament. Si l'esdeveniment es va configurar com gratuït i s'ha canviar a pagament o a la inversa, contacta amb la direcció de campus corresponent.

2.  En els casos Gratuït i Pagament, cal configurar si com a organitzador voldràs rebre una notificació cada vegada que algú s'inscrigui a l'esdeveniment.

Eventum - Inscripcions

3. En els casos Gratuït i Pagament, es pot configurar si els assistents poden decidir que la seva assistència a l'esdeveniment sigui pública o no.
Recomanem canviar l'opció per No, tots els assistents són privats. Només l'organització pot veure que hi assisteixen

Eventum - Inscripcions


Assistents > Inscripcions > Llei orgànica de protecció de dades (LOPD)

Estableix el text amb el qual s'informa els assistents de l'ús que es fa de les seves dades personals.

Es recomana fer servir la plantilla corresponent a UPF en cadascun dels idiomes. Si la UPF fa la gestió de les inscripcions en nom d'una tercera entitat, aquesta ha de proporcionar la llegenda corresponent

Assistents > Inscripcions > Aforament de l'esdeveniment

Per defecte és il·limitat. Si cal establir un nombre màxim d'assistents, entra la xifra corresponent.


Assistents > Inscripcions > Termini d'inscripció

Les dates que entris han d'anar d'acord amb les dates d'interès de l'esdeveniment que has entrat a Afegir i editar continguts > Contingut > Dades bàsiques > Dates.


Assistents > Inscripcions > Inscripcions

Permet establir el tipus, preu i quantitat disponible d'inscripcions. Per exemple, hi pot haver diferents preus segons el perfil dels assistents: estudiants, membres de la UPF, jubilats, etc. A cada tipus d'inscripció li correspondrà un formulari diferent on es pot demanar informació específica per a cada perfil.

Les inscripcions només estaran disponibles quan l'esdeveniment estigui publicat i ens trobem dins del període comprès entre les dates indicades d'inici i tancament de la inscripció.


Assistents > Inscripcions > Donacions

Establir una "Fila zero", un micromecenatge o similar per recaptar fons.

Si estableixes que cal registrar-se, apareix a la capçalera de la web el botó Inscriure-s'hi i a l'apartat Dates apareixen la d'obertura i tancament de les incripcions.

Eventum - Inscripcions  Eventum - Inscripcions

El formulari que veu l'usuari és aquest:

Eventum - Inscripcions

I quan fa clic al botó Següent ja pot omplir les dades:

Eventum - Inscripció

Formularis d'inscripció

Assistents > Formularis d'inscripció

El nom i cognoms de cada inscripció, així com el correu electrònic, ja estan inclosos per defecte en la inscripció. No necessites afergir-los al formulari.
Quan hi hagi inscripcions formaitzades podràs afegir o esborrar preguntes, però no podràs modificar les que ja hagin estat contestades.

 

Crear les preguntes del formulari o formularis d'inscripció a l'esdeveniment. Per a cadascun dels tipus d'inscricpcions que hagis definit hi ha un formulari que per defecte inclou: nom, cognoms i correu electrònic. Opcionalment pots afegir altres preguntes a cadascun dels formularis. Podràs copiar preguntes d'un formulari a un altre per facilitar la feina.

Per a cada nova pregunta, has d'indicar:

  • inscripció: tipus d'inscripció per a la que defineixes la pregunta
  • tipus de camp: format de la pregunta (text, sí / no, resposta múltiple, data, fitxer adjunt, etc.)
  • text de la pregunta / text d'ajuda
  • és obligatori?
  • amagar aquesta pregunta a l'assistent?
  • mostrar la resposta a aquesta pregunta al llistat d'assistents?
    Recomanem no marcar aquesta casella

Per crear la pregunta, cal fer clic al botó +Afegir-hi un camp.

 

Camps actuals

A la secció Camps actuals s'aniran afegint, en llistes separades, les preguntes definides per a cadascun dels tipus d'inscripció. Per  a cada pregunta podem realitzar encara algunes accions, que són:

  • copiar: permet copiar la pregunta d'un tipus d'inscripció a un altre tipus d'inscripció. Podràs marcar tots els tipus d'inscripció als que vols afegir la mateixa pregunta
  • editar: permet fer canvis a la pregunta, en aquest tipus d'inscripció. Si la pregunta ja ha estat contestada per algun assistent, no es podrà modificar
  • esborrar: permet eliminar la pregunta d'aquest tipus d'inscripció. Si la pregunta ja ha estat contestada per algun assistent, es perdrà la informació que hagi introduit

Eventum - Inscripcions

Vendre productes

Assistents > Vendre productes

Establir el catàleg de productes que els assistents a l'esdeveniment poden adquirir (per ex. actes de l'esdeveniment, samarretes, excursió, sopar de cloenda, etc.)

Les úniques dades necessàries són el nom i el preu, però se'n poden afegir més si cal, com ara una imatge i una descripció i fins i tot establir categories.

Quan l'usuari s'inscriu, se li ofereix la possibilitat d'adquirir també els productes oferts.

Els usuaris també poden adquirir els productes a posteriori accedint a la plataforma amb el correu electrònic amb què es van inscriure i modificant la seva inscripció.

Llista d'assistents

Assistents > Llista d'assistents

Trobaràs la llista de totes les persones que s'hagin inscrit a l'esdeveniment. Podràs:

  • filtrar els assistents per diferents criteris (estat, permisos, nom, etc.)
  • completar o modificar les dades d'inscricpció
  • acceptar o rebutjar els assistents pendents de confirmació
  • exportar les dades a un full d'Excel

Enviar correu-e als assistents

Assistents > Enviar correu assistents

Pots enviar missatges a tots els assistents o bé seleccionar-los en funció dels grups establerts. Pots seleccionar diversos grups de destinataris prement de forma continuada la tecla Ctrl.

Missatge de benvinguda

Assistents > Missatge de benvinguda

Pots crear un missatge de benvinguda que s'envia per correu electrònic a cadascun dels assistents que s'inscriu a l'esdeveniment. 

Inscripció massiva

Assistents > Inscripció massiva

Permet inscriure molts usuaris alhora a partir d'un fitxer CVS.

Diplomes i acreditacions

Assistents > Diplomes i acreditacions

Pots generar les acreditacions i els diplomes per lliurar als assistents mitjançant unes plantilles que en faciliten la creació.